Aviso perdido no grupo: o problema de falar com as lojas pelo WhatsApp

Na comunicação interna do supermercado, o grupo de WhatsApp é rápido, mas não guarda o que importa: o aviso some no meio das conversas, e ninguém sabe quem leu. Para regra, prazo e preço, a rede precisa de um canal com confirmação de leitura.

Para quem: dono, diretor e marketing da matriz · Momento: a rede já tem mais de uma loja

Foto: StockSnap / Pixabay

Uma cena de quarta-feira

Imagine a cena (é um exemplo, mas acontece toda semana). São 7h40. O festival do hortifrúti começa às 8h. Na terça à noite, o marketing da matriz mandou no grupo "Gerentes da rede" a foto do cartaz e o aviso: tomate italiano a R$ 6,98 o quilo, cartaz A3 na entrada e na gôndola.

Depois do aviso vieram 46 mensagens. Um bom-dia com figurinha. Um áudio de dois minutos sobre a escala de domingo. Uma pergunta sobre o caminhão de bebidas. Uma corrente de oração.

Os números abaixo são inventados, só para mostrar o raciocínio. Mas conte as mensagens do seu grupo numa manhã e veja se a conta fica muito longe.

Na Loja 3, o gerente abriu o grupo às 7h, rolou a tela e não viu o aviso do festival. O tomate ficou com o preço velho na etiqueta. O cliente reclamou no caixa. O operador chamou o gerente. O gerente ligou para a matriz.

Você conhece essa cena. Ela se repete em toda rede que fala com as lojas pelo grupo.

Por que o grupo de WhatsApp perde o aviso?

O WhatsApp é ótimo para conversar. O problema é que conversa e aviso são coisas diferentes.

Veja os motivos mais comuns.

1. Tudo tem o mesmo peso. No grupo, o aviso do festival aparece do mesmo tamanho que o bom-dia. Quem chega atrasado na conversa precisa rolar a tela e adivinhar o que é importante.

2. O "visto" não ajuda. Num grupo grande, os dois tracinhos azuis só aparecem quando todos leram. Até lá, você não sabe se faltou um ou faltaram dez. E dá trabalho conferir pessoa por pessoa.

3. Não há separação por loja. Um aviso que vale só para a Loja 2 vai para todo mundo. As outras lojas leem, se confundem, ou se acostumam a ignorar.

4. O aviso não tem prazo. A mensagem não diz até quando vale. Na semana seguinte, alguém ainda segue a regra velha porque ela está lá no grupo.

5. Quem entra depois não vê o passado. O encarregado novo que entrou ontem não recebe os avisos da semana passada. E ninguém lembra de repassar.

6. O celular é da pessoa. Quando o gerente sai da empresa, o histórico dos avisos vai embora com o celular dele.

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Quanto custa um aviso que não chegou?

Ninguém mede, mas todo dono sente. O custo aparece em lugares diferentes:

• Preço errado na gôndola. O cliente vê um preço no encarte e outro na etiqueta. E a lei já decidiu essa briga: quando a loja mostra dois preços para o mesmo produto, o cliente paga o menor (Lei 10.962/2004, artigo 5º).
• Festival sem cartaz. A oferta existe, mas ninguém vê. O produto não gira, e o festival rende menos do que poderia.
• Retrabalho na matriz. O marketing passa a manhã ligando loja por loja para saber se o cartaz foi colocado.
• Cada loja de um jeito. Uma loja segue o aviso, outra segue o que entendeu, e a marca da rede fica diferente em cada bairro.
• Cansaço da equipe. O gerente recebe mensagem o dia inteiro e não sabe o que é urgente.

Na prática, a rede paga o preço do aviso perdido em venda, em tempo e em confiança.

Com a Janelaí você pode: mandar o aviso para as lojas, ver quem confirmou a leitura e cobrar só quem falta.

Foto: Pexels / Pixabay

Como organizar a comunicação interna da rede

Você não precisa proibir o WhatsApp. Precisa separar o que é conversa do que é aviso. Um jeito simples de começar:

1. Defina o que é aviso

Aviso é tudo que muda o trabalho na loja: preço, festival, cartaz, horário, regra de segurança, recolhimento de produto. Conversa é o resto. Escreva essa regra e combine com os gerentes.

2. Um canal só para avisos

O aviso vai por um canal que não tem conversa no meio. Assim ele não se perde. O grupo continua existindo para o dia a dia.

3. Peça confirmação de leitura

Todo aviso pede um toque de "li e entendi". Não é desconfiança. É o jeito de a matriz saber que a informação chegou e de o gerente mostrar que fez a parte dele.

4. Escreva curto e com prazo

Um bom aviso responde a quatro perguntas: o quê, onde, até quando e quem faz. Exemplo:

Festival do Hortifrúti começa hoje. Cartaz A3 na entrada e na gôndola até as 8h. Vale até quinta. Responsável: encarregado do hortifrúti.

5. Cobre só quem falta

Com a lista de quem leu na mão, a matriz não precisa ligar para todas as lojas. Liga só para quem ainda não confirmou.

6. Guarde os avisos num lugar da empresa

O histórico fica no sistema da rede, não no celular de cada um. Quem entra depois encontra o que vale hoje.

Ilustração com dados fictícios.

Quer ver um aviso com confirmação de leitura funcionando? Em 20 minutos, a gente mostra como a matriz manda o aviso e vê quem leu, loja por loja. Quero ver a Rede funcionando →

Onde a Janelaí entra

A Janelaí Rede é o app da sua rede de lojas. A promessa dela é simples: a matriz define uma vez, e todas as lojas fazem do jeito certo.

Voltando à cena de quarta-feira, com a Rede ela fica assim:

E quando uma loja ainda não leu, o painel mostra qual. A matriz passa a cobrar só quem falta. Os números abaixo são inventados, só para mostrar o raciocínio.

E a Rede não para no aviso. No mesmo lugar ficam:

• Os festivais da semana, com calendário, ofertas e cartaz saindo do mesmo cadastro. Veja como planejar o ano em Calendário de festivais.
• O editor de cartazes, que faz as peças do encarte no tamanho certo. Mais em Cartaz de oferta igual em todas as lojas.
• As campanhas com etapas, em que você vê em que ponto cada loja está.
• A comunicação interna, o chat da equipe, para a conversa do dia a dia ficar dentro da empresa.

Aviso só para uma loja ou só para um cargo, como "só os encarregados do açougue"? Também dá: na hora de enviar, você escolhe as lojas e os cargos.

A Rede cobra por loja, não por funcionário. A equipe inteira usa. Na implantação, você ainda ganha um plano de marketing do seu segmento, com calendário de festivais e campanhas.